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办公用品采购十问答

            发布日期:2021-02-10            

  对于一般人来说,对于人生的思考是:我是谁?我从哪来?我要到哪里去?

  对于行政人来说,人生哲学问题变成了:谁家办公用品便宜?有什么办公用品管理方法?只买100个本子能开票吗?

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  一起来看看吧! 01办公用品很难控制预算,怎么应对?

  办公用品的成本控制是个能致秃的棘手问题,大家可以从两个方面去解决:

  ①记录数据,报表分析:数字化报表分析能够直观、实时地分析出一段时间内的预算使用情况,包括开支分析、采购报告、需求与计划、成本与预算等等。

  ②建立系统集成方案:一步步完善你司的文印系统、门禁系统、会议系统以及信息化系统,建立起完整的数字化系统方案。

  02采购两大难:报销&开发票报销难、开发票更难?那是因为你没有遇到靠谱的服务商!一般来说,靠谱的供应商具有以下特点:

  ◎采购全程有记录,购买历史可查询◎支持货到、在线、对公打款等多种付款方式◎有账期,能减少企业频繁请款的流程◎资质正规,发票能统一开03商家邮寄太慢,怎么办?

  在缩短采购时间上,行政可以寻找物流相对强大的服务商:

  拥有自建物流:一般,有能力的大型服务商会自建物流,即使不能覆盖全国,也会覆盖到核心区域。

  合作物流靠谱:大多数服务商都是合作物流的形式,因此要挑选那些与正规、知名物流品牌合作的服务商。

  不野蛮搬运:保证速度的同时也要保证质量,野蛮搬运绝对要不得!如果服务商提供送货到前台服务,那就很值得考虑啦!

  04老板:正品?最低价?账单无误?

  面对老板的夺命三连问手足无措?

  其实,老板最关心的无疑是价格问题。围绕着价格,才会产生质量、售后等问题。所以行政可以注意以下几点:

  ① 直接与厂家合作的服务商正品率比较高,这样的服务商,规模也比较大,更加有保障;② 提供周到的售后服务,能让行政没有后顾之忧;③ 采购流程操作规范,过程透明。

  05怎么找到售后靠谱的服务商?

  专业及时的售后服务是寻找办公用品服务商时,必不可少的条件。

  ① 有专属的客服人员;② 维修响应时间短,能第一时间协助解决问题③ 能定期上门,提供保养调试服务06总被怀疑吃回扣,怎么证明自己?

  在流程透明、公开化采购这件事上,大家可以考虑:

  把服务商采购系统直接对接到自己企业的SAP、Ariba、OA等系统里。这样,企业就可根据自己的习惯设置审批流程。由公司内部系统提交订单,使整个采购过程更加透明便捷。

  系统对接不仅保障采购透明化,还能有效避免公司内部审批和VIP网站审批重复审批流程、收货信息和开票信息变更双方沟通不及时导致的送错货、开错票的情况;另外系统对接无需对账,能够大幅度降低办公用品订购流程的时间成本和人力物力成本。

  07小公司议价能力低,谁家物美价廉?

  小公司议价能力弱,质量与价格常常没法同时满足,建议大家根据以下几个条件筛选服务商:

  ① 拥有自有工厂,这样的服务商能享有市场价格优势;② 服务商规模化采购,这样可以具有强大的议价能力;③ 供应链扁平化管理,没有中间商赚差价。

  08不同地区、种类服务商,怎么管理?

  很多行政小伙伴都有这样的困扰:购买办公耗材,不同办公地区有不同的供应商,甚至同一个办公地区还要分不同种类,管理起来既费力又困难。

  大家可以尽量找规模大、能服务多个地区的服务商。因为这样的服务商具有以下优势:

  ◎能够统一管理:有线上商城等平台。支持供应统一管理,消除距离影响◎覆盖面广:自有仓储覆盖多个区域,能力更强。

  ◎服务种类多:从办公文具、办公设备、电脑备件,到零食饮料商务礼品… 你需要的都能找到,免除了挑选管理多家服务商的麻烦09怎么快速找到最低价服务商?

  服务商的产品差异化价格优势,导致行政往往很难通过签订一两家服务商拿到全网全品类最低价。

  这里,小知比较推荐大家找规模大的一站式服务商。他们品类齐全,能最大程度避免了与多个供应商沟通的繁琐。

  在价格上,由于服务商本身就是厂商,他们的产品享有市场价格优势;而在此基础上的规模化采购,让这些服务商具有强大的议价能力。

  10采购量太小,服务商不接单怎么办?

  规模大、实力强的服务商,一般会根据大型企业和中小型企业不同的采购习惯,为不同客户需求定制有针对性的专业方案。


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