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如何做好办公用品管理?

            发布日期:2020-11-02            

1.总 则


1.1 为节约办公经费开支,规范办公文具用品的购买、领用、保管管理,特制定本规定。


1.2 本制度所指办公文具用品分为消耗品,管理消耗品,管理品三类。


1.2.1 消耗品:铅笔、签字笔芯、胶水、胶带、软面抄、大头针、回形针、订书针、标签、橡皮擦等;


1.2.2 管理消耗品:签字笔、荧光笔、修正液、电池、印泥、文件夹、燕尾夹、墨盒、硒鼓等;


1.2.3 管理品:笔筒、剪刀、美工刀、订书机、打孔机、计算机、尺子等。


1.3 办公文具用品由行政管理部门统一管理。


2.申 购


2.1 办公文具用品由行政管理部门集中采购。如有特殊情况,报行政管理部门审核,并经公司领导批准后,允许部门自行采购。但采购完毕后要向行政管理部门报告采购物品名称、数量、金额,以便日后准确统计使用情况。未经批准,不得擅自采购。


2.2 行政管理部门每月25日集中采购下月所需文具用品。行政管理部门应根据办公文具用品库存量情况及正常消耗水平,确定订购数量。


2.3 如预计用量将超过平时用量,或需购买特殊用品,须由需求部门在每月25日前申报下月计划,填写《办公用品请购单》。


2.4 为保证采购物品质优价廉,行政管理部门应建立相对稳定的供货渠道。每半年对办公用品的质量、价格和采、供、存情况进行核查,发现问题,报公司分管领导批准,更换新的供货商。


3.领 用


3.1行政管理部门应建立办公用品领用台账。台账应与采购入库单、领用单和实际库存量总额相符。


3.2 员工领用办公文具用品,要杜绝浪费,避免遗失,严禁带回家中公物私用。保证办公用品合理化使用。


3.3 办公文具用品采取定期发放制度,即每月5日和每月20日。由各部门指定一人到前台统一领取。如无特殊情况,其它时间不予发放。


3.4办公用品分为个人领用与公用两种。“个人领用”系个人使用和保管的用品,如签字笔、笔芯等,“公用”系指公共使用的用品,如墨盒、硒鼓等。


3.5公司新聘工作人员的办公文具用品,由行政管理部门根据新聘人员所在部门负责人提供的名单和用品清单,负责为其配齐,以保证新聘人员的正常工作。


3.6管理品的领用须经部门负责人批准。管理品由个人负责保管,如有遗失,应由个人赔偿、自购。


3.7除正常配给的办公文具用品外,若还需用其它文具用品的,须经部门负责人同意,报行政管理部门负责人批准后方可领用。


3.8行政管理部门为每个部门和每位员工设立“办公用品领用登记卡”,用于记载和控制办公用品的领用状况。登记卡由行政管理部门统一保管,领用人签名确认。


3.9 各单位领用的物品实行单独记账,每月汇总。属通用办公用品部分,按消耗标准进行考核,超支部分在下一月内扣除。年终汇总考核时,对严重超标的单位和个人,无特殊情况的应给予一定的处罚。



4.保 管


4.1 办公文具必需品、采购不易或耗用量大者,应酌量存库。


4.2 印刷品(如信纸、信封、表格等),除各部门特殊表单外,由行政管理部门统一印刷、保管。


4.3 办公室文具用品保管一定要做到卫生、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事,不允许非工作人员进入库房。


5.其 它


5.1员工离职时,应将领用的管理品退还行政管理部门入库或移交其他员工,方可办理离职手续。


5.2本规定自颁布之日起实施,解释权归行政管理部门。


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