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如何做好办公室工作?

            发布日期:2020-01-03            

办公室是直接为本机关、本单位领导工作服务的综合部门,是沟通上下、协调左右的枢纽和桥梁,是领导的参谋部、助手室,是单位的窗口、形象和面孔。下面,就如何充分发挥办公室职能作用,着力提高办公室工作水平,与大家作沟通交流。


一、办公室的工作内容


随着组织所处的时期和担负的中心任务的不同,办公室的工作也有变化,综合其工作内容可概括为以下几方面。


(一)组织协调。一般有两方面:一方面是秘书工作部门的领导协调,如办公室主任的组织协调,针对比较重要的事情组织好对内对外、对上对下的协调;另一方面,是指办公室工作中办文、办会、办事等具体协调落实。


(二)督办检查。一是对上级领导和领导机关下达的需要办理并报告结果的重要指示和文电的督办检查;二是对本级领导和领导机关所作出的重要决定、指示需下级贯彻执行的有关事项的督办检查;三是对下级机关向上级的请示,需要办理和答复的问题的督办检查。


(三)调查研究。一方面通过对重大问题开展调查研究,向领导提供可行性方案和建议;另一方面从微观角度,对领导决策的实施过程或每一时期的中心工作进行调查研究,及时向领导反馈信息。


(四)会务工作。包括严密细致地组织好会议期间的各项活动、安排好会后的一切事宜、热情周到地做好会议服务等。


(五)安排领导活动。是指为领导的个体和群体安排的一些社会性应酬活动,如:会议、外出参观考察、调查研究、检查指导工作等。


(六)文书立卷与归档。是指对本机关形成的有重要保存价值的文件进行分类整理,立卷归档。


(七)信访接待。是指对人民群众和下级组织向领导或领导机关提出的建议、批评、要求,以至申诉、控告、检举、揭发等进行研究、调查和核实,按照党和国家的政策、法律进行处理的一系列活动。


(八)机要通信。是指传递党政军机关及国民经济各部门机密文件的通信工作。


(九)公务接洽。是指上级机关派人到本机关了解情况、检查指导工作,兄弟单位来参观、考察,下级机关来请示、汇报工作的接待、转办、沟通联系等事宜。


(十)印信管理。主要是指对印章、介绍信的管理和使用,同时还负责对下级单位印章的制发管理工作。


(十一)情况综合。是指办公室对来自上下、左右、内外的各种信息、资料、情况等进行收集、加工和综合分析,为领导决策提供信息依据。


(十二)信息处理。包括对信息的收集、传递、处理、反馈的过程。


(十三)起草文稿。包括草拟公文,起草领导讲话稿,编辑简报等工作。


(十四)文书处理。是指机关文书运转全过程中的一系列程序性、技术性工作,主要有发文处理、收文处理、阅办和管理文件。


(十五)编写大事记。是对机关在实施领导职能过程中的重要活动、事件的记载。


(十六)打字印刷。


(十七)完成临时交办任务。


二、办公室工作的特点


从专业角度看,办公室工作具有服从性、服务性、时效性和广泛性四个特点。从具体情况看,办公室工作还有四方面的特征。


(一)位置重要。作为办公室,一切信息在这里汇总、整理,一切指令从这里发出;工作业务联系在此进行,日常事务在此处理。办公室运行水平直接影响到整个单位的工作质量,关系到整个单位的工作效率;办公室又是本单位与相关工作单位业务联系、与社会公众联系、与新闻媒介联系的中心场所,是“窗口”。办公室的设施、装饰、环境,办公人员的工作态度、工作作风和综合素质,都代表着一个单位的形象。


(二)作用关键。办公室在单位中具有六大作用。1.枢纽作用:承上启下、文件吞吐、信息集散的总枢纽。2.助手作用:协助领导制定决策;协助领导实施各项领导或管理工作;为领导处理文件、信息;完成领导交办的一切事宜。3.参谋作用:向领导提出建议、意见和出谋划策,提供备选方案;在重大工作部署或计划实施过程中,发挥参谋作用。4.信息、耳目作用:也可称作信息反馈作用,关键在于反馈灵敏、准确、有力的信息。5.沟通协调作用:通过在机关各部门之间、单位与单位之间开展有力、有效的联系协调,促进工作效率最大化和资源使用充分化,尽力减少磨擦和内耗。6.门面、窗口作用。


(三)工作繁杂。办文、办会、办事是办公室的基本职能。被动性和服务性是它的本质,业务缠身、忙忙碌碌是它的特点。办公室的工作规律是什么?没有规律,就是它的规律。但随着形势变化发展,对办公室工作的“质”和“量”均提出新的要求,工作任务不断拓展与延伸。办公室的管家职能十分显现,吃、喝、用、住、行无所不揽,一些突击性、临时性的工作均由办公室这个管家受理,其他专业部门不囊括的事项也由办公室总管。


三、办公室人员需具备的基本素质


针对办公室工作的特殊性及重要性,办公室人员应在内强素质、外塑形象上下功夫,在统筹兼顾、会弹钢琴上做文章,在创新服务、提升效率上求实效,落脚点是提供优质高效的服务,着力点是练就一身过硬的履职本领。


(一)着力锤炼“四种”素质


一要发扬忘我工作的作风。办公室工作千头万绪,纷纭复杂,付出超量劳动是做好工作的主要保障。良好的精神状态是做好办公室工作的精神基础和思想基础,严谨的工作作风是做好办公室工作的基本要求和根本保证。要加强理论学习,坚定理想信念,精通业务技能,做到爱岗敬业,埋头苦干,无私奉献,不计名利,不计个人得失,甘当无名英雄。


二要发扬求真务实的作风。坚持说实话、办实事,扎扎实实做事,诚诚恳恳做人,说话朴实、作风扎实、办事老实,不摆花架子,不做表面文章,凭真抓实干,靠真才实学,求真功实绩。


三要发扬一丝不苟的作风。文秘工作要经得起推敲,事务性工作要经得起检验,临时性任务要经得起端详。坚持把每一项工作作为精品来打造,做到含糊的数据不使用,劣质的材料不出门。


四要发扬雷厉风行的作风。优质高效完成办公室工作的“捷径”就是快办、速办、立即办,坚持高效率、快节奏,做到好中求快,快中求好。办公室工作人员必须牢固树立时间观念、效率观念,增强只争朝夕的紧迫感和责任感,做到当日事当日毕,急事急办,特事特办,及时完成领导交办的工作。


(二)着力塑造“四种”形象


一树“笔杆子”形象。办公室是出材料、出思路的地方,撰写材料是办公室人员的看家本领。提升材料水平应从四方面入手:一是勤学习。紧跟知识更新步伐,不间断进行知识补充、更新和积累,做到吃透新政策、掌握新动向、了解新情况、提供新信息。二是多实践。要有持之以恒的精神,多想多思,多写多练,坚持自我加压,勇挑重担,在实践中不断提高。三是善观察。站在全局的高度观察和分析问题,既要善于观察分析宏观形势,从中把握大的发展走向,又要善于观察分析微观现象,尽可能掌握多方面的情况;既要善于观察分析领导的言行,从中搜寻决策的前沿信息,又要善于听民声、察民情,在“结合”上做好文章,保证材料的高度和深度。四是重研究。办公室人员要注意研究经济,研究数字,研究政策,特别是对全年重点工作要跟踪调查,掌握进度,这样写出来的材料才有较强的真实性、针对性、指导性和可操作性,避免大而空。


二树“百事通”形象。一是知识要广。要广学博采,多渠道拓宽知识面。二是信息要灵。对内外发生的重要事件要及时了解,始终掌握最新信息,特别是对领导决策有重要参考价值的信息要快速反馈,及时提供。三是情况要熟。办公室人员要做“有心人”,注意搜集整理各层面的情况,成为领导的“资料库”。注意搜集总结本地和外地的经验做法,并结合实际加以吸收利用;对本地本部门的情况要了如指掌,尤其是对当年重点工作、经济发展情况、基层先进典型等做到心中有数。


三树“老黄牛”形象。一是敬业。办公室工作要付出比别人更多的努力和艰辛,办公室人员必须有强烈的事业心和责任感,有高度的敬业精神,有踏踏实实的工作态度,干一行、钻一行、爱一行。二是实干。既要抬头看路,盯准目标方向,又要低头实干,靠实干取得政绩,靠实干赢得领导和同志的信任,靠实干树立良好的形象。三是诚信。要以诚信为本,操守自重,一诺千金,不说空话。四是奉献。以苦为荣,安贫乐道,真正耐得住清贫,抵得住诱惑,守得住防线。


四树“勤务员”形象。无论是想问题、办事情,还是出主意、搞协调,都要自觉做到脑勤、腿勤、口勤、手勤。脑勤,就是要多动脑,多思考,特别要注意研究和思考一些事关全局的重大问题和重点工作,经常提出建设性意见和建议。腿勤,就是要求办公室人员对负责的每一项工作要认真抓,多跑腿,加快工作节奏,提高工作效率,确保工作落实。口勤,就是要对基层热情接待,不厌其烦;向领导多请示、多汇报,争取支持;与同志多交流、多谈心,加强沟通。手勤,既要多办事,勤办事,会办事,又要多写多练,不断提高文字表达能力,提高以文辅政水平。


(三)主动接受“四种”考验


一是受得了委屈。主要是强化个人修养,提升思想成熟度。


二是经得起诱惑。摆正位置,俭德勤政,自觉修剪欲望,主动抵制诱惑,当好“服务员”。


三是耐得住寂寞。要尽心,心要静,在忙碌中体验快乐。


四是守得住秘密。树立保密意识,提升保密能力,增强保密敏感性,将保密工作与日常生活紧密结合起来。


四、提升综合能力的几点建议


并不是每个人天生就是办公室的行家里手,而办公室工作的特殊性客观上要求工作人员必须快速适应,针对性地自我提高。从现实情况看,较好的能力提升方法是在实践中强化锻炼,在锻炼中快速成长。


(一)用心学习。这是快速获取知识的有效方法。办公室工作如驾驶,客观上要求工作人员都具备良好驾技,但事实上却没有“持证上岗”的长效机制,致使在岗学习尤为重要。一要注重积累。抓住办公室工作相对的周期性,分类整理汇总相关素材,在掌握最新情况的基础上,以归纳、完善、补充等方式节省工作时间和精力。二要注重总结。及时猎取纵向、横向的经验做法,结合实际做好“嫁接”,实现总结成果运用最大化。三要注重纠错。以相互“找茬”的理念开展工作,追求“零差错”,集体“堵漏洞”,在不断在减少失误中成长。


(二)用力做事。这是指工作态度的问题。繁杂的工作任务不能成为办公室人员滋生应付思想的土壤。一要树立精品意识。把每一个材料、每一项工作都作为体现办公室能力的平台,竭尽全力,务求完美,不留遗憾。二要合理使用人力。个人能力在同一时间完成的工作量是既定的,办公室必须全面掌握可用资源和人力,让能够胜任的人去完成相关工作,做到人尽其才,才尽其用。三要科学调配精力。针对不同时期,结合不同任务,坚持集中精力办要事,节约时间保运转。具体讲,可实践“28定律”,即:用20%的精力完成80%的常规工作量,用80%的精力思考、突破20%的重点和难点工作。


(三)用情工作。这是一种境界,是成就事业的不竭动力。一是对岗位充满激情。尽管办公室工作相对辛苦,却不是每一位同志均能胜任。作为办公室的一员,就应该倍加珍惜岗位荣誉,充满激情投入工作。办公室最大的快乐,就是能够做事,尤其是能够比同龄人做更多的事。二是对同事充满感情。办公室的战斗力源于全体人员工作效率的最大化,工作效率的提高有赖于同事间的鼎力支持和密切协作,核心是相互充满感情,共搭台互补台,互帮助共成长。三是对群众充满热情。这是办公室人员维护单位形象的集中体现,也是做好新时期群众工作的基本素质,热情制造和谐,热情减少阻力。


五、办公室工作需要处理好的几个关系


一要处理好大事与小事的关系。基本的出发点是:小事不能不管,大事不能不抓,把任何事都当大事来做;基本的评价方法是:做好的都是小事,失误的均是大事;核心的原因是:办公室人员担负着全面服务的职责,却无法弥补因任何工作失误所带来的后果。同时,办公室应把主要精力放在协助领导解决大事上。领导一个时期想什么问题,研究什么问题,需要提供什么信息,就是办公室同时期应该抓的大事,必须以适应决策层的要求来安排和组织办公室工作。要千方百计替领导挡小事,让领导集中精力抓大事。


二要处理好主动和被动的关系。办公室工作有很大的被动性,这由办公室的工作特点所决定。但也不是完全处于被动的地位,关键要妥善处理好主动和被动的关系,在随意中把握有序。一是通过超前介入把握主动。在掌握常规工作周期性、季节性的基础上,及时领会上级精神,预见并超前开展有关工作,在时间及思路上把握主动权。在全面掌握本部门、本乡镇情况的基础上,准确领会主要领导思想意图,想领导之所想,想领导之未想,从浅层次的被动服务向深层次的主动服务转变,紧扣领导的思路、想法、指示等加以完善和细化。二是要通过规范化变被动为主动。主动建议领导对工作实行长计划、短安排,强化办公室协调、组织、实施各项工作的服务作用。同时加强与县级有关部门的对接联系,增强主动工作的准确度。三是要注意总结办公室工作的规律性。办公室工作虽然头绪多,但只要善于总结,还是有规律可循。具体工作中,要按照工作性质分类应对,集中力量突破个性问题,整合力量解决共性问题。


三要处理好传承与创新的关系。这不是一对矛盾,需要辩证地把握。以服务为宗旨的理念必须传承,但服务的方式需要不断创新,工作方法可以创新,创新是办公室工作的持久动力。一是思维观念要创新。只要符合工作总体要求,只要能更好地促进办公室工作,就要敢于突破陈规,破除一些不适合形势发展的旧框框,放开手脚去做。二是制度建设要创新。没有规矩,不成方圆,有了制度必须执行。但随着形势发展,要不断健全完善和创新,善于应变求新,尽可能堵塞工作上、制度上的漏洞,促进工作高效运转。三是服务方式要创新。把工作需要与领导需求作为第一信号,以提升服务水平作为评判标准,不断优化工作流程,有效改进服务方式。


四要处理好服从与盲从的关系。服从是无条件地执行,不找任何借口,快速认真地依从上级指令完成任务。盲从是对上级的指示、决定,在不理解其意图的情况下一味附和、一概听从、一律执行的盲目行为。办公室人员必须学会服从不盲从。一是不一味顺从。对领导的指令,必须认真贯彻执行。但在原则问题上发现问题时,一定要想方设法及时向领导坦诚提出自己的看法和建议,杜绝明知不对而有错不纠。二是不当面顶撞。对不合理的决策首先表示接受和服从,寻找机会另行汇报、沟通和交流。


五要处理好一般与特殊的关系。办公室工作简而言之就是三件事:办文、办会、办事。如何提高“三办”能力?我认为关键的一条还是要寻找办文、办会、办事的规律,也就是要找出一般性。李瑞环同志曾经讲过一句名言,“在这条路上,如果有一位同志跌倒了,那么是个例,是特殊的情况;十个同志经过,有九个同志跌倒了,那么就是有规律可循了”。同时,我们深知,办文、办会、办事没有绝对的雷同,这就是特殊性。把握了一般性,有利于提高效率;抓住了特殊性,能够避免千篇一律。今天,重点与大家探讨“三办”的规律。


比如写材料,好的材料都有4个特点:第一要有针对性。习近平同志在上海当书记时曾经讲过一段名言,他讲“有的同志讲话没有针对性,就没有号召力、没有感染力。有的同志与新社会群体说话说不上去;与困难群体说话说不下去;与青年学生说话说不进去;与老同志说话给顶了回去”,这就是典型的讲话没有针对性。第二要搞好文章的布局。我们党的第一支笔杆胡乔木同志曾经说过一句话,他说“写文章和盖房子一样,要看如何布局设计,是否经济、合理、实用”。文章的框架结构怎么确定?应该说每一篇文章结构是不完全一样的,但是万变不离其宗,文章结构可以简单的归结为两种结构,一种是块状结构,一种是条状结构。块状结构可以理解为就是三部分,简单说第一就是“为什么”,即这项工作有什么意义;第二就是“是什么”,即这项工作的内容;第三就是“怎么办”,即要有措施,要提出要求。条状结构,就是开门见山讲几个问题。第三是材料、观点的统一。首先解决了针对性的问题,第二又解决了框架结构问题,那么第三步就必须要实现材料、观点的统一,这一点是文章有没有高度,有没有起色,能不能吸引人的关键。第四就是语言方面要准确、简洁、易懂。


比如办事,也有几点共通的原则:第一用敬畏的心态办事。简单的说就是要有畏惧的心理,什么事情如果都是带着畏惧的心理去做,你会认真的、小心谨慎的把它做好。第二按原则办事,办任何事情都要有一个原则立场。第三按程序办事。老一辈无产阶级革命家习仲勋1962年因小说《刘志丹》被打倒,1978年被任命为广东省委书记。16年离开了党的领导岗位,一下子任命为广东省委书记,他怕干不好,就给当时的叶剑英同志汇报自己的思想,说恐怕这个担子担不起。叶剑英同志亲切的对他说了六句话:第一句话深入调查研究;第二句话稳妥制定计划;第三句话及时报告中央;第四句话按部执行实施;第五句是分清轻重缓急;第六句是注意安全保密。这里讲了一句“及时报告中央”,就是按程序办。第四分清轻重缓急,不能眉毛胡子一把抓。急事要急办,有些事情可以缓办的缓办,有些事情可以暂时搁置不办的,先搁置,保证突出重点,把重点任务落实好,把重点要办的事办好。


六、办公室工作的目标


新形势下,我们要以创新服务和提高效率为抓手,促使办公室工作向“四化”转变。


(一)管理科学化。一要强化职责。对办公室工作按性质合理分工,人人有责,各司其职,精诚协作。二要抓主保重。办公室工作的运转形态大致有两类:一是确定性的,二是非确定性的。每项确定或不确定的工作都有相对稳定的办理方式和程序。对确定性的工作只要在总结经验的基础上,制定出规范化的制度,然后照章行事,就能形成有序的运行机制;对非确定性的工作,主要是指领导临时交办任务、应急工作和突发事件的处理等,除加强预见性外,更重要的是要有灵活应变能力,做到巧筹划、巧运时、巧用兵。三要力求规范。对各个岗位什么能做、什么不能做、怎么做、做到什么程度都要有明确规定,做到有章可循。对办公室各项工作应遵循和注意的环节,制定严格标准,使各项工作程序化。


(二)协调规范化。协调是纽带、是桥梁,要注意做好上情下达和下情上报,既有纵向的沟通,也要有横向的联络,充分发挥好办公室的桥梁纽带作用。一是上行协调多汇报。在落实上级和领导的指示及配合上级有关部门的工作中,坚持多请示、多汇报,认真做好各项协调配合工作。二是平行协调多交流。与其他部门加强沟通,密切配合,相互支持,保证机关的正常运转。属于办公室的工作要完成,不属于办公室系列的工作找到了也要完成,不属于办公室的工作发现了问题要说话,及时与业务科室沟通,不能让工作出现真空。三是下行协调多帮困。要坚持联系基层、服务基层,加强与基层的联络与协调,倾听意见,帮助解决困难。


(三)服务精细化。在抓好日常具体事务的同时,围绕中心工作想事、谋事、干事,做到能办大事,会办难事,敢办新事,巧办杂事。一要精确接受任务。在战争中,每当指挥员布置完成任务,接受者都要当面复述一遍,即使战斗最激烈的时刻也是如此,这是准确领会领导意图、避免差错的有效方法。办公室人员接受领导任务后,同样需要采取必要手段进行复述确认,不仅有助于秘书对任务加深理解,领导也能从秘书的复述中及时发现自己的疏漏或工作人员理解上的偏差。当然,布置的工作内容较为简单时应该直接去做,需要复述时则要精炼、条理,同时可加入自己的理解,准备采取的方法等。从广义范围讲,确认过程还要延伸到电话、传真、邮件等非面对面方式传递信息的情况。二要及时反馈工作。这是赢得领导信任的基本途径。反馈有缓急之分,一项工作的完成情况是否必须立即反馈领导,不是凭秘书的感觉,而是看领导对此事的关注程度和事件本身的紧急程度。反馈还需要注意时机场合,可像“聊天一样”将领导需要掌握的信息传递过去,要突出结果淡化过程,切忌将汇报变成表功或诉苦。三要不忘事、不误事。要做到不忘事,可以将文件夹分成“已处理”、“待办”、“临时”三种并贴上不同颜色的标签;对重要文件加锁保管并及时处理;准备一本记事本每天下班前记录次日要做的事,根据轻重缓急逐项完成;对重要性事务、周期性事务要提前记录。不误事的有效做法是分清事情的轻重缓急,做事讲究次序。时间管理学把要做的事情分成重要且紧急,不重要但紧急,重要但不紧急,不重要也不紧急几类。办公室工作有受支配、制约的部分,也有自己支配的部分。要根据轻重缓急决定工作次序,有条有理地进行。受制约的工作置于前,自己支配的工作置于后;重大工作优先考虑集中精力做;日常工作分散做。四要准确、及时。分析出错的原因就会发现,办公室工作最容易出错的常常是职能交叉环节,即两个人(或部门)的结合部。杜绝出错的办法之一,就是将自己的职责范围扩大,在递交工作任务时,确保“接棒”递交到下一名队员手中不落地。准确是不失误,及时是不耽误。及时就是在第一时间内完成应该做的工作。秘书不要过多强调领导或工作本身所要求的最后期限,因为新的工作随时降临,不确定因素无法预见,领导一般考虑的不是离最后期限你还有多少时间,而是在此之前已经给了你多少时间。


(四)督查常态化。督查工作是各级党委、政府的重要职责,是保证各项决策部署贯彻落实的重要手段。各乡镇、县级各部门虽然没有设置专门督查机构,但各级办公室负有不可推卸的督查职责,这是服务工作的重要抓手,也是办公室树立权威的有效途径。督查工作重在主动,贵在及时,同时在方式上倡导灵活多样。一要主动。根据一定时期的中心工作,敏锐捕捉领导较为关注的重点工作,主动介入,适时开展督促检查,分阶段反馈工作进度,将情况汇报在领导过问之前。二要及时。有关政策的贯彻落实、上级部署的工作或领导交办的事项,要及时转办、跟踪、协调及反馈,以最快的速度作出回应。三要严格。工作时限要求严格,工作任务落实到位,把督查工作与日常检查区别开来,做到严肃、到位、不留弹性。四要灵活。根据不同情况,统筹运用电话催办、情况上报、实地检查等多形式督查,并针对工作开展情况进行分析点评,找准问题差距,提出整改措施,要求限时整改。


七、超越自我,是办公室人员快速成长的有效途径


(一)提高履职本领须超越自我。


(二)超越自我的几点建议。1.培养坚韧的素质;2.提升工作境界;3.采取主动的态度;4.延伸思维触角;5.做事干脆利落。


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