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关于办公用品集中采购的聥充规定.doc分享下载

            发布日期:2019-09-30            

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办公用品管理办法.doc


一、为降低办公用咁购买、使用及维修成朮,公司要ⱂ办公用品实行集中采购、享受集团服务,特制定本办法。

二、办煬用品的范围和使用

分类

范围

使用

责任部门ࠇ

办公

个人

消耗品

笔、剪刀、橡皮擦、订书机、订书针、墨水、胶ⰴ、笔记本、文件夹、文件盒、文件栏、涂改液、印泅、回形针、便利贴、插线捿、计算器等单位�值辣低或作用时间较短,丅能屨转使用的办公甈品。

(一)两级机关:在职在岗的管理人员持照毋人10元/月包干,以所在部门乺单位自行购买和调剂使用,劾公室/综合办不再统一购买。各部门凭合法有效的办公用品发票,按年度经办公室/综合办审核后,由财务限额报销。其中,超额部分由个人自理;结余部分不再发放至个亸。

 

(二)项目部:在职在岗的管理人员按照每人10元/月包干,紱项目综合办统一采贽、发放,并做好购买及领用台账。项目综專办负责控制项目管搆人员个人綈耗品费用。其中,超颟部分由领用人自理;结余部分不再发放至丫人。

公司办公室/分公司综合办/项目综合办

办公

管理

消耗品

打印纸、打印机耗材、复印机耗材;会议䈖外联需用的信纸、信封、红包等;会议办公需用的热水瓶、茶叶、纸杯、抽取纸、卷纸等;单位统一制作犄礼品袋、节日贺卡等印刷品。

 

    

(一)两级机关:由各部门根据工作霁要,在协同平凰上填写“管理消耗品购买申请单”,经嚞公室/综吘办审核后,由办公室/综吀办负촣统一购买和发放,并做好相关台账。费用纳入申请部门经费弄搯预算瀂

 

(二)项目部:根据项目需要,由项目综合办按月拟定管琦消耗品需用计划,报分公司综合办审核(由分儬司盼合办主任负责费用控制),项盬部综合办负赣采购,并做好购买和领用台账。

 

 

 

 

公司办公室/分公司糼合办/项目综合办

CI

用品

可周蝬使用:信和三合一展板、不Ԉ钢旗杆、现场导向牌、农民工学校牌子、不锈钢七牌一图、岗位职责标牌、现场宣传栏、会议室内图牌、卷帘等。

 

(一)总部机关:CI用品由党群工作部统一购置、管理;

(二)分公司机关:CI用品由综合办统一购置、管理,并做好相应台账。各分公司综合办应对当地CI用品市场进行充分调研,选择1-2家质优价廉的固定供应商,将价格清单报公司党群工作部审核备案。

(三)项目部:由综合办做好CI策划(拟写需用计划),报分公司综合办审核,由分公司综合办联系固定供应商直接向项目供货,项目综合办做好签收台账。

(四)项目CI用品购置标准参见《施工管理手册补充规定》P52-53。项目部采购已经审批过的CI策划中的用品,不需再另拟需用计划。

公司党群工作部/分公司综合办/项目综合办

不可周转使用:门楼、围墙、胸卡、楼面品牌布、标语等。

 

办公/生活设施、设备

篮球架、乒乓球台、办公桌椅、会议桌椅、文件柜、档案柜、钢架床、快餐桌凳套组、沙发茶几组合、地毯等单位价值较高或使用年限在1年以上,可以周转使用的办公及生活设备。

 

(一)两级机关:由各部门根据工作需要,在协同平台上填写“办公/生活设施、设备购买申请单”,经办公室/综合办审核后,由办公室/综合办负责统一购买和发放,并做好相关台账。费用纳入公司/分公司办公费用。

(二)项目部:项目开工之初,由项目部综合办统一拟定“办公/生活设施、设备采购需用计划”,报分公司审核。原则上由分公司综合办负责定点、集中采购,统一为项目部配备;如项目部距离分公司定点采购处过远,配送不变,则由分公司综合办主任负责控制费用,项目部就近采购。

(三)项目建设过程中,如因工作需要,需添置或更换办公/生活设施、设备,则由相关部门在协同上填写并发起“办公/生活设施、设备购买申请单”,按照部门发起—项目综合办—项目经理—分公司综合办负责人—分公司书记审批流程进行审核。

 

公司办公室/分公司综合办/项目综合办


小型

机具

设备

电话机、录音笔、空调、冰箱、洗衣机、电视机、热水器、消毒柜、微波炉、打印机、复印机、扫描仪、传真机、摄像机、数码相机、开水锅炉

(一)参照《合约法务管理手册实施细则》P179页“资产管理实施细则”中“小型设备(机具)”部分的相关规定执行。  

(二)部分项目耐用品购置最高标准参见《施工管理手册补充规定》P51。

公司法律事务部/分公司物资部/项目物资部


固定

资产

单位价值在5000元以上的器械或设备

    参照《合约法务管理手册实施细则》P179页“资产管理实施细则”中“固定资产”部分的相关规定执行。

公司法律事务部/分公司物资部/项目物资部


烟、酒(烟易受潮,不宜久存,一定要严格控制采购量)

(一)总部机关:由办公室负责考察、选择1-2家实力强、信誉好、质优价廉的供货商进行集中采购,并作好采购及领用台账。

(二)分公司机关:由综合办负责集中采购,并做好相应台账。各分公司综合办须将选定供货商名单及价格清单报公司办公室审核备案。

(三)项目部:由项目综合办按月拟写需用计划,报分公司综合办审核,由分公司综合办联系固定供应商直接向项目供货(偏远项目,可待项目人员回机关办事一并捎带),项目综合办做好签收和领用台账,费用进入项目成本。

(四)烟酒领用台账上必须有申请/领用部门、申请/领用人、登记人签名,并有详细的领用事由(何时何地何事)。台账每季度呈公司办公室负责人/分公司书记/项目经理及项目书记审阅。

公司办公室/分公司综合办/项目综合办


    

     三、办公用品的调拨和报废

分类

 调拨/报废程序及注意事项

责任部门


CI用品

(可周转

使用部分)

    (一)由项目部综合办在协同平台上填写并发起“办公CI用品调拨/报废申请单”,经分公司审核通过后,由分公司综合办负责统一协调和管理。

    (二)项目完工后,项目综合办应对CI用品台账进行清理,对CI用品的去向(调拨/报废等情况)进行说明,并将台账报分公司综合办备案。公司党群工作部将在综合考评时予以检查。

 

公司办公室/分公司综合办/项目综合办


 

办公/生活设施、设备

    (一)由项目部综合办在协同平台上填写并发起“办公CI用品调拨/报废申请单”,经分公司审核通过后,由分公司综合办负责统一协调和管理。

    (二)项目完工后,项目综合办应对办公/生活设施、设备管理台账进行清理,对项目部办公/生活设施、设备的去向(调拨/报废等情况)进行说明,并将台账报分公司综合办备案。公司办公室将在综合考评时予以检查。

公司办公室/分公司综合办/项目综合办

小型机具

设备/固定

资产

    

    参照《合约法务管理手册实施细则》P179页“资产管理实施细则”中“小型设备(机具)”及“固定资产”的调拨/报废规定执行。

公司法律事务部/分公司物资部/项目物资部

    四、办公用品的采购与管理原则

   (一)集中原则两级机关办公室必须通过招标的形式确定固定的办公用品供应商。

1.长沙区域:由公司办公室会同长沙、安装、市政分公司综合办负责人,共同确定1-2家固定供应商,负责长沙区域办公用品的集中供货。除已确定的供应商外,分公司至多再联系1家供应商,且需将商家名单、报价清单及相关协议报公司办公室审核备案(CI用品方面报公司党群工作部审核备案)。

2.外地区域:由分公司综合办负责确定1-2家固定供应商,负责本区域办公用品的集中供货,且需将商家名单、报价清单及相关协议报公司办公室审核备案(CI用品方面报公司党群工作部审核备案)。

   (二)就近原则:与分公司机关不在同一城市或较偏远、交通不便的项目(分公司综合办所确定的固定供应商不能配送到位),采取就近采购原则。由项目综合办拟定办公用品需用计划并附上价格清单,报分公司综合办审核,同意后由项目综合办就近采购,以降低运送、维护的费用及损耗。

   (三)责任监管原则:由分公司/项目综合办采购的办公管理消耗品,CI用品,办公/生活设施、设备,烟酒均由分公司/项目物资部办理验收。分公司/项目财务部凭采购清单(有相关负责人签字)、正规发票、验收手续报销。

   (四)鉴于项目部是企业法人一次性授权管理机构(临时组织),尤其是一些工期较短的项目,对于空调、复印机等办公器械的使用周期不长,公司鼓励在确保项目正常办公的前提下,对这些器械采取租赁形式使用。由分公司/项目综合办负责联系,以节约成本,减少后期维修、更换、回收、周转等损失风险。

   (五)两级机关因书刊订阅、横幅制作、文化刊物印刷等所产生的费用计入党群办公费或宣传广告费用预算,不进入办公用品费用预算。项目部相关费用计入项目成本。

       

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