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公司设备日常管理制度.doc分享下载

            发布日期:2019-09-30            

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办公设备日常管理制度.doc

第一章  总则

一、 为保证公司办公设备正常运转,提高办公设备的工作效率和使用效率,特制定本制度。

二、 适用范围:本制度所指办公设备主要包括电话、传真、计算机硬件(笔记本、主机、显示器)、计算机软件、计算机网络、打印机、复印机、照相机、摄像机、扫描仪、碎纸机、投影仪等。

 

第二章  部门职责

一、 各部门指定专人(部门办公设备管理员,简称部门管理员)负责办公设备管理,负责各自部门办公设备的日常管理:台账记录、设备申购、维护保养、办公设备使用人或归属部门变更转移的申请、自查与盘查等各项工作。部门管理员需在每年的3月、6月、9月与11月底前完成对部门设备的自查,台账的更新,并报备办公室;财务部与各部门在每年7月、12月协助办公室开展半年度公司办公设备盘查工作。各设备使用部门负责提出设备使用需求,明确说明设备的用途、性能、技术要求、设备选型等事项;负责办公设备的日常保养、报修、等工作。

二、 办公室指定专人(公司办公设备管理员,简称公司管理员)负责对需采购的办公设备进行登记、调配;负责办公设备采购回来后的验收、入库、保存,提高办公设备的工作效率和资料收集保存、临时保管、配发、维修保养;负责人员离职调动前所使用的办公设备的回收、登记、保管和调拨;负责公司人员邮箱的开通和删除,门禁卡新办及退还登记(如果门禁卡丢失,直接从工资中扣除20元)。同时,办公室在每年7月与12月对公司的办公设备进行全面盘查,更新台账。

三、 采购部根据审批情况进行采购。在购买时应咨询供应商有关维护情况,并转交办公室进行维护。

 

第三章  办公设备采购流程

一、 各部门根据需要提出办公设备购买申请,填写《请购单》,经部门管理员、部门经理、部门主管领导及采购部经理、财务总监审批后,交采购部。

二、 采购部对审批后的《请购单》所购办公设备与公司办公设备库存进行核实,如所购办公设备已有库存,采购部可根据库存设备情况进行调拨,并通知办公室配发;如所购办公设备无库存,则实施采购。

三、 采购部根据审批后的《请购单》内容,调研情况并购买。大型办公设备(或10万元以上设备)应以招标形式购买。

四、 设备采购到货后,办公室统一进行验收、编号、入库并更新台账,收集操作手册、产品合格证、保修单等设备资料并建档保存;通知设备申请部门办理设备领取事宜。

 

第四章  办公设备使用、保养及监督

一、 使用设备前应详细阅读操作手册,严格按照操作规范操作使用,各部门管理员负责监督检查。

二、 公司各类办公设备的保养,由使用部门管理员组织使用人员参照规范进行实施。

三、 办公室对办公设备运行、保养情况进行监督检查,对设备的维修、更换零件要进行登记备案并组织实施。

四、 办公设备要定期进行养护,以免老化影响使用。各部门管理员或使用人员应对办公设备的使用进行不定期的检查,如需保养由各部门管理员定期统一集中本部门需保养设备,与公司管理员预约保养时间,由办公室统一给每个部门每月集中保养一次。(见附表《办公设备维护记录表》)

五、 公用办公设备指定专人操作,其他人员使用必须经设备所在部门负责人或使用人同意。

六、 办公设备的使用人员要保证设备在安全环境下运行,如果因使用人员的过失造成丢失或损坏,要追究责任,择情进行赔偿。管理员对违规使用办公设备人员有提出处罚的权力。

 

第五章  办公设备维修管理

一、 计算机、打印机、传真机、复印机、扫描仪等设备出现故障,首先联系办公室处理,如果办公室不能解决,应由公司管理员找设备厂商或供应商进行检测。

二、 设备发生故障无法自行修理的,设备使用人应填写《办公设备检修单》(见附表),经部门经理、主管领导审批后交办公室,办公室负责维修事宜。未填写《办公设备检修单》或未按检修单要求填写相关内容的,一律不予修理。《办公设备检修单》最后交付财务部备案,办公室留存复印件。

三、 保修期内的办公设备,办公室负责联系供应商进行维修;保修期外的设备,按照最经济可行的方案进行维修,包括委托维修商来完成维修,由公司管理员按照维修的真实情况,填写《办公设备检修单》中的“检修记录”,发生费用计入设备所在部门成本。

四、 所有设备的维修都必须建立完整的维修档案,由公司管理员统一管理。设备维修档案主要包括设备编号、维修日期、故障现象、保修原因、维修内容、维修费用、维修单位等。

五、 公司管理员应定期统计、汇总维修情况,针对各类故障产生的原因提出预防与克服的措施,通知使用部门加以防范,由办公室每月汇总维修费用表报领导。

 

第六章  办公设备分类管理-计算机硬件使用管理

一、 计算机使用管理是指对主机、显示器、附属设备以及各类应用软件等的管理。

二、 计算机应专人专用,使用人负责日常操作及维护,各部门公用计算机指定专人进行日常维护,非本部门人员不得随意使用。计算机使用人员设置的密码属公司机密,未经批准不得向任何人泄露。

三、 计算机的操作规定

1. 严禁在计算机上从事与本职工作无关的事项,严禁使用计算机散播非法信息。

2. 不得使用未经病毒检查的U盘,防止病毒入侵。

3. 严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。

4. 上班时间及公司统一加班办公时间禁止使用大流量下载软件(如迅雷、BT、网际快车、电驴)下载电影、游戏或其他应用软件。

四、 病毒防护

1. 未安装杀毒软件的计算机不要上互联网以防中毒影响公司局域正常运行。

2. 对于联网的计算机,在复制软件或文档时注意杀毒软件提示,严禁强行复制,以免病毒侵入。

3. 对于计算机软件的安装由使用部门申请交所属部门主管领导同意后,办公室协助购买安装。

4. 任何计算机不得在上班时间安装或下载与工作无关的软件。

5. 软件使用前要确保无病毒。

6. 任何人未经他人同意,不得使用他人专用计算机。

五、 硬件保护

1. 未经办公室批准,任何人不得拆卸所使用的办公设备、计算机配件。

2. 拆卸计算机由办公室专人负责,必须采取防静电措施。

3. 硬件维护后,必须将所有设备复原。

4. 各部门管理员必须认真落实本部门计算机以及配套设备的使用和保养责任。

5. 各部门管理员必须采取必要措施,确保本部门的计算机以及配套设备始终处于整洁和良好的状态。

6. 对于关键的计算机设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。

六、 计算机的保养

1. 保持计算机的清洁,不用手、锐物触摸屏幕,使用人在离开前应退出系统并关闭电源。

2. 定期对计算机内的资料进行整理,做好备份并删除不需要的文件,保证计算机运行的速度和存储,重要技术备份资料的电子版或纸质版由部门人员保管。

七、 计算机经检测确定有硬件或其它原因,不在保修期内的,由个人提出维修申请,经部门领导审批,主管领导批准后交由办公室统一维修,维修费用由本部门承担。如人为损坏,其费用由个人承担。

八、 员工应爱惜计算机等办公设备,购置期在三年以内计算机等办公设备,一般不予更换,确因工作原因损坏且无法维修并已过设备保修期,经部门经理和公司主管领导审批,可以给予换件或更换计算机,但费用个人承担20%(满二年不足三年)或40%(不足二年);使用满三年以上的计算机,若需更换计算机仍须严格经部门经理和公司主管领导根据其计算机使用情况给予其换件或更换批准。计算机丢失或因个人拆装等人为原因,更换计算机一律由个人承担全部费用,并应赔偿损坏计算机。

九、 禁止个人或部门私自对计算机进行部门内部、部门间及与其他公司之间调配使用。计算机需调配使用时,需各部门在对计算机做保密信息安全处理后归还办公室,经办公室IT专员安全审查后做相应调配。 更换计算机时必须将旧计算机交还办公室,各部门管理员更新部门设备台账报办公室,由办公室报财务部更新设备台帐后,申请人方能领取新计算机。办公室需对退回的计算机及时做信息安全处理,并根据情况审核所退计算机是否报废,如需报废由公司管理员填写设备报废申请表。

 

第七章  办公设备分类管理-计算机软件的使用管理

一、 为了加强公司计算机软件使用的规范化管理,保护计算机软件知识产权,保障我公司信息安全,依据《中华人民共和国著作权法》、《中华人民共和国计算机软件保护条例》等关规定,制定本章内容。本章所述软件主要包括办公软件、应用软件及软件介质等。

二、 公司建立健全软件库,由办公室负责对所需采购及使用的软件进行登记、调配、升级,配合采购部门购买,设立专人负责软件使用的安装维护版权保护等工作,负责人员离职或调动前对所使用软件的回收,登记,保管和调拨。财务及特殊设备等专用软件要求供应商至少培训三名人员学会所购软件基本操作和维护工作。

三、 各部门管理员应当确保本部门人员在公务活动使用的计算机软件应具有合法授权。各部门统计本部门使用软件或因办公需要有意向使用的软件,提出软件使用需求,明确说明软件的用途、性能、技术要求、软件类型等事项,报公司办公室。

四、 公司积极落实国家促进软件正版化工作的号召,倡导员工合理规范使用正版软件。各软件使用部门可根据工作需要,与办公室沟通协调,促进软件正版化工作的推进。

五、 各部门和个人对正版软件一律不得外借。

六、 在软件使用期间,要妥善保管。对于有软件加密狗或加密卡的软件系统,不管是部门,还是借用人,都要对软件加密狗或加密卡做好保管工作,不得损坏。

七、 若软件出现故障,应及时与办公室进行联系;各部门和个人不得自行处理软件故障,或私自下载安装相关软件。

八、 若造成软件丢失,损坏等情况的,须按情况进行赔偿处理。

第八章  办公设备分类管理-计算机网络管理

一、 所有网络设备的其安装、维护等操作由办公室负责。其他人员不得进入主机房对交换机、集线器、路由器等网络设备进行操作。

二、 公司内所有计算机网络部分的扩展升级必须经部门主管领导批准后,由办公室具体负责。未经许可任何部门及个人不得私自连接交换机设备,不得私自接入网络。

三、 每位员工应当加强信息保密的意识,存有重要数据及材料的计算机应当设置隔离卡和口令密码。任何人不得利用计算机网络泄漏公司机密和其它保密资料。

四、 任何人不得在互联网上发布有损公司形象和员工声誉的信息。不得攻击他人计算机,不得盗用、窃取他人资料、信息等。

五、 互联网连接只允许员工为了工作、学习使用,使用时必须遵守国家的法律和规程,严禁传播不健康、反动等违犯国家法律和道德风尚的内容。

六、 为了避免或减少计算机病毒对系统、数据的影响,员工不得故意传播计算机病毒、危害计算机系统安全。不得向他人提供含有计算机病毒的软件、资料。

七、 计算机上应当装有相关防毒杀毒的软件,并不定期的检测、定期清理,确保系统安全运行。

 

第九章  办公设备分类管理-电话使用管理

一、 电话由办公室统一负责管理,申请人填写《办公耗材领用表》,经部门经理批准后到办公室领用。各部门管理员负责监督并控制使用。每次通话由通话人自觉限制,通话应简洁扼要,以免耗时占线、浪费资金。

二、 禁止用公司电话办理私事。公司定期对长途电话的使用进行监督,不属于业务范围的要追究通话人的责任。

三、 各部门对部门所有电话进行定位申请,原则上只能打市话,如拨打国内、国际长途,必须经所属部门主管领导批准后,由办公室执行。

 

第十章  办公设备分类管理-打印机、复印机使用管理

一、 打印机、复印机按操作说明书规定正常管理使用。

二、 不要调换纸张大小。如需特殊纸张,请按正确操作指示调试或咨询办公室人员或找厂家人员进行操作,以防卡纸。

三、 复印时,一定要把订书钉拆掉以防损坏复印机。

四、 如出现卡纸情况,一定要把纸张取出,如无法将其取出必须通知办公室由办公室指定人员或找厂家尽快恢复。

五、 大批量复印时应让复印机暂停散热,以确保复印机安全、正常运行。

六、 复印完成后,必须将设置恢复到初始状态,以免他人误操作造成纸张或能源浪费。

七、 打印或者复印完成后,必须及时取走文件,防止失密。

 

第十一章  办公设备分类管理-传真机、扫描仪、碎纸机使用管理

一、 各部门传真机、扫描仪、碎纸机由本部门管理使用。

二、 未经主管领导同意不得使用传真机、扫描仪传送或扫描个人资料。

三、 传送或粉碎公司机密文件需经部门主管领导批准。

四、 每天下班后,传真机应设置成自动接收模式,防止遗漏重要文件。

 

第十二章  办公设备使用归属变更管理

一、 计算机硬件(笔记本、主机、显示器)、打印机、复印机、照相机、摄像机、扫描仪、传真机以及投影仪此类办公设备的使用人或归属部门发生变更转移时,需由部门指定的办公设备管理专员填写《办公设备使用归属变更申请审批表》,审批表需交由财务部备案,办公室留存复印件。使用归属变更审批流程如下:

 

办公设备使用归属变更审批流程表

使用归属变更类型

部门

经理

办公室IT

财务

评估

办公室主管

财务

总监

接收方

财务

台账

使用人

部门经理

公司内




公司外

第十三章  附则

一、 本制度由办公室制定,解释权归办公室所有。

二、 本制度报主管领导审批后发布实施,修改、废止时亦同。

 

附录:

《办公设备维护记录表》

《办公设备检修单》

《办公耗材领用单》

《办公设备采购流程图》

《办公设备维修流程图》

《办公设备使用归属变更申请审批表》


 

办公设备维护记录表

日期

部门

数量

姓名

周期

备注

































































































设备管理员:

部门经理签字:

 

                      

办公设备检修单

设备名称


设备编号


规格型号


报修时间


故障现象报修原因


报修人


部门经理


主管副总


检修记录


更换零件及其他


修理后意见


承修人


部门经理


验收记录


验收人


部门经理


备注:1.如涉及重要设备或金额较大,应报备主管副总批准;

2.表单交付财务部备案,办公室留存复印件。

 

 

办公耗材领用单

日期

产品名称

数量

部门

备注































 

设备管理员:            部门经理签字:            领用人:

 

办公耗材领用单

日期

产品名称

数量

部门

备注































 

设备管理员:            部门经理签字:            领用人


 

办公设备使用归属变更申请审批表

 

 

 

基本信息

资产名称


当前使用方


规格型号


转入方



设备年限


经办人



数量


申请日期


变更类型

公司内转移□              公司间转移□             其它□

变更说明


申请

审批

原部门经理

签字:                             日期:                     

公司办公设备管理员

签字:                             日期:                     

公司间转移审批项

财务部评估

净值:            签字:           日期:                     

办公室主管         

签字:                             日期:                                

财务总监          

签字:                             日期:                     

接收确认

使用人

签字:                             日期:                  

部门经理

签字:                             日期:

财务备案 

财务部

签字:                             日期:                     

备注:                                                                                



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